Případová studie · Finance · ÚčetnictvíV OSTRÉM PROVOZU

Stahování bankovních výpisů.

Automatické stahování bankovních výpisů pro víc než padesát klientských účtů. Výpisy se stáhnou podle plánu, dostanou jednotné názvy a leží tam, kde je účetní čeká, ještě než si sedne k počítači.

Problém

Ráno v účetní kanceláři začínalo pokaždé stejně. Přihlásit se do internetového bankovnictví, potvrdit dvoufázové ověření, najít výpis, exportovat ho, přejmenovat a uložit. A tak banku po bance u víc než padesáti klientských účtů. Než mohla začít skutečná práce, uběhlo několik hodin klikání. Stačilo jedno vynechané ráno a odsouhlasení se zpozdilo u všech klientů, kteří byli na řadě potom.

Řešení

Automatizace běží ještě před začátkem pracovní doby. Připojí se ke každé bance, stáhne nové výpisy, sjednotí formáty tam, kde se banky liší, a každý výpis pojmenuje a uloží přesně tam, kde ho účetní proces čeká. Když něco selže, třeba vyprší přihlašovací údaje nebo banka změní rozhraní, automatizace na to upozorní člověka a nic potichu nepřeskočí. Přihlašovací údaje jsou uložené ve správci tajných údajů, nikdy v tabulce. Každý běh má kancelář zapsaný ve svém Bailey.

Výsledek
  • Ranní rutina zabere místo hodin pár minut
  • Výpisy uložené a jednotně pojmenované, každý den bez výjimky
  • Odsouhlasení začíná hned ráno, nic nečeká na klikání
  • Přístupy k bankám jsou ve správci tajných údajů a každé stažení se zapisuje
„Do bankovnictví už neklikám. Výpisy mám ráno nachystané.“Z OSTRÉHO PROVOZU